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Firmenfeier planen - mit diesen Tipps wird die Feier ein voller Erfolg

Firmenfeier planen - mit diesen Tipps & Ideen wird die betriebliche Sause ein voller Erfolg

Die Anlässe für eine Firmenfeier sind nahezu unendlich. So kann sie eine Wertschätzung der Geschäftsleitung sein oder es werden strukturelle Veränderungen mit positiver Auswirkung auf die Zukunft des Unternehmens gefeiert. Ein weiteres Interesse kann darin bestehen, den Team-Zusammenhalt zu stärken. Außerdem geben saisonale Ereignisse wie Weihnachtsfeiern und Sommerfeste Anlass zum fröhlichen Beisammensein.

 

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Diese Aspekte sind bei der Planung einer Firmenfeier zu berücksichtigen:


#1 Budget

Bei der Planung einer Firmenfeier geht es nicht nur um die Wünsche der Mitarbeiter, sondern auch um ein angemessenes Budget. Dabei sollte insbesondere der steuerliche Aspekt in die Waagschale geworfen werden. Wer auf die Ausgaben keine Lohnsteuer abführen und sich den Vorsteuerabzug beibehalten möchte, darf die Grenze von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter nicht überschreiten. In diesem Betrag sind auch mögliche Fahrtkosten inkludiert. Sofern eine Begleitung der Mitarbeiter mit eingeladen werden soll, wird diese dem Mitarbeiter zugeordnet, ohne dass sich der Betrag erhöht. Übersteigen die Aufwendungen den Betrag, können jährlich für zwei Firmenfeiern die 110 Euro als steuerfreier Betrag angerechnet werden.

Wichtige Kostenfaktoren sind das Anmieten einer Location und das Rahmenprogramm. Bereits mit geringen Mitteln lässt sich viel erreichen und das gemeinsame Vorbereiten einer Firmenfeier schweißt das Team ebenfalls zusammen. Wer jedoch auf aufwendig inszenierte Live-Shows setzt, muss mit saftigen finanziellen Aufwendungen rechnen.

 


#2 Termin

Damit sich das Ausrichten einer Firmenfeier richtig lohnt, sollten möglichst viele Mitarbeiter daran teilnehmen können. Daher ist es wichtig, den Termin frühzeitig bekannt zu geben, sofern die Firmenfeier auf einen Zeitpunkt außerhalb der üblichen Arbeitszeit fällt. Da private Termine häufig ebenfalls früh geplant werden, ist je nach Betriebsgröße ein Zeitraum von 4 bis 6 Monaten ideal. Bereits mit dem Versenden von Save-the-Date-Karten lässt sich die Vorfreude auf die Firmenfeier anfachen. Spätestens mit dem Versand der finalen Einladung sollte eine Möglichkeit zur Teilnahmebestätigung unter Angabe einer Frist enthalten sein. So lässt sich die Firmenfeier exakter planen und überflüssige Kosten können vermieden werden.

Um die Work-Life-Balance trotz des vergnüglichen Charakters der Feier aufrechtzuerhalten, empfiehlt es sich, das Wochenende bei möglichen Terminen auszusparen. Damit trotzdem alle entspannt feiern können und nicht am nächsten Morgen wieder früh zur Arbeit müssen, ist es eine gute Entscheidung, die Firmenfeier auf einen Freitag zu legen. Dadurch gibt es keine Einschränkungen bei der Produktivität und auf Pendler kommen keine separaten Fahrtwege zu. Außerdem ist es ratsam, Brückentage rund um Feiertage zu meiden. Ebenso ungünstig ist ein Termin, der zu Zeiten geplant ist, in denen üblicherweise die Konfirmation, Jugendweihe oder Kommunion stattfindet.

 

 

#3 Zeitfenster

Wenn es darum geht, ein Zeitfenster für die Firmenfeier zu finden, sollten im Vorfeld die Programmpunkte grob abgesteckt werden. An dem, was geplant ist, orientiert sich die Dauer des Ereignisses. Außerdem ist zu unterscheiden, ob es sich um eine digitale Firmenfeier oder um eine Betriebsfeier, bei der alle Anwesenden physisch vor Ort sind, handelt. Für den digitalen Rahmen können 1,5 bis 3 Stunden eingeplant werden. Bei einer Firmenfeier vor Ort dauert die Party schon mal bis in die frühen Morgenstunden. Da eine Firmenfeier darauf ausgelegt ist, Freude zu bereiten und keinen Zwang bedeutet, sollte jeder Mitarbeiter selbst entscheiden, wie lange er oder sie bleiben möchte. Sofern es offizielle Programmpunkte gibt, ist es ratsam, nicht vor deren Beendigung zu verschwinden.

 

 

#4 Teilnehmer

Die Familienmitglieder der Mitarbeiter ebenfalls zur Firmenfeier einzuladen ist eine großzügige Geste, in Pandemiezeiten jedoch kaum förderlich. Angesichts dessen und aufgrund der steuerlichen Behandlung ist es ratsam, lediglich Mitarbeiter einzuladen. Fehlen die Familien, kann es passieren, dass es einige Absagen regnet, jedoch fördert die Feier verstärkt den Teamgedanken. Eine Entscheidung lässt sich daher auch auf Basis des Anlasses für eine Firmenfeier treffen.

 

 

#5 Geschenke

Sofern Überlegungen bestehen, den Mitarbeitern im Rahmen der Firmenfeier eine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, ist auch hierbei der steuerliche Aspekt zu berücksichtigen. Unter Umständen können die Aufwendungen für Sachzuwendungen in die 110-Euro-Regelung fallen. Um dies zu vermeiden, ist es empfehlenswert, den Mitarbeitern Geschenke in einem anderen Rahmen zu überreichen.

 

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#6 Bestimmungen Corona-Pandemie

Beim Planen einer Firmenfeier sind die Bestimmungen des jeweiligen Bundeslandes in Verbindung mit der Coronavirus-Schutzverordnung des Bundes zu berücksichtigen. Da sich die Regelungen ändern können, ist es ratsam, von vornherein mit dem "kleinsten gemeinsamen Nenner" und ohne etwaige Lockerungen des Bundes bzw. der Länder zu planen. Außerdem ist es hilfreich, großzügige Möglichkeiten zum Händewaschen, Desinfektionsspender, Mundschutze, eine Luftreinigungsanlage (bei Firmenfeiern in Innenräumen) und gegebenenfalls eine Schnelltest-Station zu organisieren. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann zu einer digitalen Firmenfeier einladen.

 


#7 Ideen für eine gelungene Firmenfeier

Digital

1 | Kulinarischer Genuss

Ganz gleich, ob es sich um eine Kochbox, Cocktails oder eine Wein-Selektion handelt: Vorab nach Hause verschickte Spezialitäten werden selbst zubereitet. Das gemeinsame Essen findet schließlich über Videokonferenz-Software wie Zoom statt.

2 | Digitaler Escape-Room

Ebenfalls über Videokonferenz-Software treffen sich die Mitarbeiter über einen Link im Escape-Room. Gemeinsam gilt es, an einer Lösung zu arbeiten, um des Rätsels Lösung zu knacken.

 


Vor Ort

3 | Gutes tun

Im Team kleine Tütchen oder Kartons mit Nützlichem und Liebevollem für soziale Zwecke zu packen, stärkt den Zusammenhalt und gibt der Firmenfeier einen Wert.

4 | Internationaler Abend

Ob Russisch, Griechisch, Italienisch & Co.: Den gemeinsamen Abend unter eine Flagge zu stellen, regt an, Inspiration in kulinarische Genüsse aus dem Kochtopf zu verwandeln. Je nach Budget kann ein Sterne-Koch wertvolle Tipps geben.

5 | Schiffssause

Mit dem Schiff über einen Fluss schippern, gut essen und trinken? Eine solche Location ist so außergewöhnlich wie edel. Wer lieber an Land feiern möchte, kann das Schiff als Partyboot für den Transfer nutzen.

 

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